En général, chaque application comporte une interface dite de comptabilisation automatique qui est-en général-, composée des fonctions essentielles suivantes:
- Un programme de génération automatique d’écritures,
- Un programme de validation et de fusion des écritures générées dans le fichier global de l’exercice,
- Un programme d’édition d’un journal de comptabilisation probatoire.
Tous les processus de comptabilisation ont été regroupés au sein d’une application unique nécessitant de responsabiliser une seule entité sur les liens entre les applications de gestion et la comptabilité.
Cette interface regroupe aussi tous les programmes de paramétrage de comptabilisation.
Les modules de génération obéissent à une logique et des fonctionnalités standards :
- Détection des écritures déséquilibrées avant fusion
Edition d’un rapport de génération permettant au comptable de s’assurer de la volumétrie traitée
- Edition d’un journal d’anomalies dont les écritures n’ont pas été générées
- Impossibilité de valider et fusionner un lot comportant un déséquilibre ou une anomalie.
- Edition des instances : alerte des périodes non comptabilisées
Les opérations faisant objet d’interfaçage comptable sont :
- La gestion des achats et des stocks
- La paie du personnel
- Les opérations émanant du système financier :
- Trésorerie
- Immobilisations
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